جلسات اولیه هماهنگی در اوایل اسفند ماه با حضور اساتید و دانشجویان سالمندی در مقاطع ارشد و دکترا در محل پژوهشکده سالمندی برگزار شد. سپس بر اساس پیشنهادات، جلسات هماهنگی با دستگاه ها و ارگان های مختلف با حضور اعضای مرتبط به طور خلاصه به ترتیب ذیل در دستور کار قرار گرفت؛

۱- برگزاری جلسه هماهنگی در مرکز پژوهش های شورای اسلامی کلانشهر تبریز و امضای تفاهم نامه همکاری های مشترک از جمله برگزاری کنگره سالمندی سالم در ۲۵ و ۲۶ اردیبهشت ماه ۱۴۰۳

۲- برگزاری نشست اول هم‌اندیشی و هماهنگی با بنیاد فرزانگان آذربایجان
تهیه پیش نویس تفاهم نامه همکاری و همچنین برنامه‌های جانبی کنگره، برگزاری دو میزگرد جانبی با مشارکت و حضور فعال بنیاد فرزانگان با عناوین حقوق سالمندان، تبریز شهر دوستدار سالمند، همچنین نمایشگاه توانمندی‌های سالمندان با تمرکز بر هنرهای تجسمی نیز مورد توافق قرار گرفت.
علاوه بر آنها در جلسه مذکور در ارتباط با مشارکت بنیاد فرزانگان بعنوان نماینده سالمندان در بخش های مختلف علمی و اجرایی کنگره سالمندی سالم توافقات بعمل آمد.
زمان و تاریخ برگزاری:
ساعت ۱۰.۳۰ تا ۱۳ مورخه ۱۶ اسفند ماه ۱۴۰۲
مکان: پژوهشکده سالمندی دانشگاه علوم‌پزشکی تبریز

۳- برگزاری جلسه اختصاصی با دکتر شهرام دبیری، رئيس بیمارستان ولیعصر و رئیس شورای کلانشهر شهر تبریز در خصوص اجرای هر چه کیفی تر کنگره سالمندی سالم

۴- جلسه دوم با بنیاد فرزانگان آذربایجان

در این جلسه در مورد افراد حاضر در پانل های جانبی کنگره توافقات اولیه بعمل آمد.

علاوه بر آن در این جلسه مقرر شد تا نشست مشترکی با کانون وکلا نیز برگزار شده، زمینه همکاری دو دانشجوی سالمندی و حقوق که موضوع پایان نامه‌شان در خصوص حقوق سالمندی بوده، فراهم شود.
از دیگر اقدامات برنامه ریزی شده؛ استفاده از پیش نویس آماده شده توسط شورای ملی سالمندان در مورد حقوق سالمندان(لایحه حمایت از حقوق سالمندان) خواهد بود.
در نهایت امضای تفاهم نامه همکاری بنیاد فرزانگان آذربایجان و پژوهشکده سالمندی جهت همکاری در برگزاری کنگره سالمندی سالم توسط نمایندگان این نهادها؛ آقای بهلولی(مدیرعامل بنیاد فرزانگان آذربایجان) و دکتر عزیزی(مدیر پژوهشکده سالمندی) منعقد شد.
همچنین در این جلسه آقای علیزادپروین(عضو هیئت رئیسه بنیاد فرزانگان) نسخه ای از جلداول و دوم کتاب های جدید خود با عنوان “تاریخ شفاهی، گفت و گو با چهره های فرهیخته تبریز” را به کتابخانه پژوهشکده اهدا نمودند.

۵- طرح موضوع کنگره سالمندی سالم در جلسه فصلی شورای سالمندی استان و جلب مشارکت همکاری دستگاه های عضو و همکار در اجرای این رویداد بین المللی